Was ist Zero-Based-Budgeting?

Sehr vereinfacht gesagt: Die traditionelle Budgetierung stützt sich auf Werte aus den Vorjahren, um die aktuellen Budgetwerte zu planen. Das Zero-Based-Budgeting (ZBB) verfolgt dagegen einen anderen Ansatz. Die Budgetierung beginnt bei null und verlangt von den Abteilungsleitern, dass sie ihre Budgets strikt auf den aktuellen Geschäftsbedarf und das Erreichen der definierten Geschäftsziele stützen. Dieser “Start from scratch” bietet einen disziplinierteren und strategischeren Ansatz für die Ressourcenzuweisung und kann in Märkten, in denen die Gewinnspannen knapp sind, einen erheblichen Nutzen stiften. 

Das Konzept des Zero-Based-Budgeting ist zwar nicht gerade neu, aber es hat sich langsamer durchgesetzt, als man angesichts der positiven Aspekte hätte erwarten können. In der Tat verlassen sich viele Unternehmen auf die traditionelle Budgetierung, weil ihnen der strengere ZBB-Ansatz zu herausfordernd erscheint. Das mag für Unternehmen zutreffen, die Ihre Budgetplanung immer noch hauptsächlich in Excel durchführen. Aber lassen Sie uns näher beleuchten, warum es sich lohnt, den ZBB-Ansatz zu evaluieren.

Vorteile des Zero-Based-Budgeting

Der Ansatz des Zero-Based-Budgeting bietet eine Reihe von Vorteilen. Mit der richtigen Implementierung ermöglicht ZBB Ihrem Unternehmen:

• Effizientere Steuerung der Ausgaben: Das schwierige wirtschaftliche Klima, in dem wir uns befinden, verlangt von jedem Unternehmen, seine Ausgaben effizient zu planen. ZBB unterstützt das Kostenmanagement und die Verantwortlichkeit in jeder Abteilung des Unternehmens.
• Hinterfragen des Status quo: Die Zero-Based-Budgeting-Methode ermutigt die Beteiligten, sich genau anzuschauen, was in den verschiedenen Prozessen und Geschäftsaktivitäten funktioniert und was nicht. Kostenstellen können neu definiert und Aktivitäten überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Finanzmittel so effizient wie möglich zugewiesen werden.
• Mehr Verantwortlichkeit und Verständnis für die Kostenstruktur: Die ZBB-Disziplin erfordert, dass die Abteilungsleiter ihre Kostenstruktur und deren Ursachen verstehen.
• Kosten senken und gleichzeitig die Effizienz steigern: ZBB ermutigt die Abteilungsleiter, aktiv nach Möglichkeiten zu suchen, wie sie effizienter arbeiten können, damit die steigende Arbeitsbelastung nicht zu höheren Ausgaben führt – und sich Gedanken zu machen, wie man mit weniger mehr erreichen kann.
• Kontrolle über das Budget behalten: Im Gegensatz zur traditionellen Budgetierung, bei der viele Budgetverantwortliche das Vorjahresbudget einfach verlängern oder aufblähen, ohne dies zu begründen, spornt ZBB die Abteilungen an, alle Aspekte ihres Budgets zu überprüfen, bevor sie es vorstellen. Dies ermöglicht eine bessere Steuerung der Budgets im gesamten Unternehmen und trägt gleichzeitig dazu bei, unwirtschaftliche Ausgaben zu reduzieren.
• Kontinuierliche Verbesserung der Aktivitäten fördern: Anstatt frühere Budgets als Grundlage für das neue Budget zu verwenden, ermutigt Zero-Based-Budgeting die Manager, die Aktivitäten ihrer Abteilung kontinuierlich zu überprüfen und festzustellen, wo Verbesserungen möglich sind.
• Ermutigung zu Initiative und Beweglichkeit: Um den Anforderungen des ZBB gerecht zu werden, müssen die Abteilungsleiter kreativ und beweglich sein und Verantwortung übernehmen.

Die Wahl der richtigen Software für Zero-Based-Budgeting

Bei so signifikanten Vorteilen müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Zero-Based-Budgeting-Ansatz effizient umgesetzt wird. Dies setzt voraus, dass der Prozess selbst gut konzipiert ist und dass das Unternehmen über die richtigen technologischen Voraussetzungen verfügt, um ihn zu unterstützen.

Die richtige Lösung unterstützt den Prozess und hilft bei der Bewältigung der wichtigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Implementierung von ZBB. Ohne die richtige Technologie wird der Prozess selbst unhandlich und kann unter seinem eigenen Gewicht zusammenbrechen. Dies gilt insbesondere dann, wenn versucht wird, ZBB mit einer Reihe verknüpfter Tabellenkalkulationen durchzuführen. Häufig werden die Budgetverantwortlichen nur sehr wenig in ZBB geschult. Die Bereitstellung einer leeren Vorlage ist in diesem Fall das Rezept für eine Katastrophe. Der Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die Erstellung eines Zero-Based-Budgets erforderlich ist, kann aus Sicht des Budgetverantwortlichen beträchtlich sein, sodass eine Verkürzung des Prozesses zwar verlockend ist, aber die Ergebnisse mit Sicherheit schmälern wird. Es kann erheblichen Widerstand von Budgetverantwortlichen geben, die nicht wollen, dass sich etwas ändert. Dieser Widerstand kann die Gesamteffizienz von ZBB stark beeinträchtigen.

Die Lösung muss so konzipiert sein, dass sie diese Herausforderungen effizient angeht. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Technologie den Prozess für die Benutzer einfach gestaltet. Sie muss einen durchgehenden Genehmigungsprozess ermöglichen, der die Qualität sicherstellt. Reporting-Funktionen zur Förderung von Transparenz und Verantwortlichkeit müssen während des gesamten Prozesses zur Verfügung stehen, genauso wie „Was wäre wenn”- und Szenarioanalysen. Chat-Funktionen fördern die Zusammenarbeit und automatisiertes Reporting macht das Management auf mögliche Probleme aufmerksam. Kurz gesagt: Sie müssen verstehen, welche Herausforderungen Ihr Unternehmen bei der Einführung von ZBB zu bewältigen hat, und die Voraussetzungen schaffen, um diese zu meistern. 

Ein letzter Punkt: Eine einheitliche Plattform für Budgetierung, Forecasting, Reporting und Analyse ist unglaublich hilfreich, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. Dies gilt für ZBB genauso wie für jeden anderen traditionellen Budgetansatz oder für Finanzplanung und -analyse (FP&A) im Allgemeinen.

Acht Tipps für eine erfolgreiche Einführung von Zero-Based-Budgeting!

Obwohl ZBB zahlreiche Vorteile mit sich bringt, ist der Implementierungsprozess mit Herausforderungen verbunden. Sie erfordert ein sorgfältiges, gut geplantes Vorgehen. Beachten Sie diese Top-Tipps für erfolgreiches Zero-Based-Budgeting: 

• Machen Sie sich klar, was Sie erreichen wollen: ZBB erfordert eine vollständige Neugestaltung des traditionellen Budgetierungsprozesses. Bevor Sie beginnen, recherchieren Sie und sprechen Sie mit Experten oder Kollegen, um eine klare Vorstellung davon zu erhalten, welche Verbesserungen Sie für den Prozess und das Unternehmen erreichen wollen.
• Nutzen Sie geeignete Technologie, um Ihren ZBB-Prozess voranzutreiben: Wie bereits erwähnt, kann Excel eine erfolgreiche Einführung eines ZBB-Programms beeinträchtigen. Finden Sie eine Technologie, die Ihre neuen Prozesse unterstützt, so dass sie von Ihren Budgetverantwortlichen leicht eingesetzt werden können und diese den Prozess annehmen.
• Entwickeln Sie Schwellenwerte für die Relevanz: Nicht jede Ausgabe in jeder Abteilung muss die Sorgfalt oder den Zeitaufwand des ZBB durchlaufen. So erfordert beispielsweise ein Ausgabenbudget der Marketingabteilung für Büromaterial in Höhe von 37 Dollar nicht die gleiche Prüfung wie ein Ausgabenbudget der IT-Abteilung für Beratungsgebühren in Höhe von 37 Millionen Dollar. Mit der richtigen Technologie sollte es für einen Administrator ein Leichtes sein, die Konten zu kennzeichnen, die ein striktes ZBB erfordern, und diejenigen, die dies nicht tun. Ebenso sollte das System es einem Abteilungsleiter leicht machen, das Budget für jedes Konto (ob ZBB-basiert oder nicht) zu erstellen.
• Definieren Sie Ihre wichtigsten Treiber: Um die Ausgaben in einem ZBB-Prozess zu rechtfertigen, muss man diese Ausgaben an bestimmte Faktoren knüpfen. So kann beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung an die Anzahl der bearbeiteten Rechnungen (und die Produktivität der Mitarbeiter in dieser Abteilung) gebunden sein. Das richtige System sollte es den Budgetverantwortlichen leicht machen, die richtigen Treiber aus einem Dropdown-Menü auszuwählen und sie nach Bedarf anzuwenden.
• Schulen Sie Ihre Budgetverantwortlichen: Ein neuer Prozess, insbesondere wenn er die Stringenz des ZBB widerspiegelt, erfordert Schulung und Ausbildung. Die Schulung sollte ein Verständnis des neuen Ansatzes und des zu seiner Unterstützung verwendeten Systems beinhalten. Natürlich sollte der Prozess mit der richtigen Technologie intuitiv sein und wenig intensive Schulung erfordern.
• Entwickeln Sie einen Change-Management-Plan: Rechnen Sie mit einem gewissen Widerstand gegen ZBB, insbesondere von Seiten der Budgetverantwortlichen, die eine erhöhte Sichtbarkeit und Kontrolle nicht unbedingt begrüßen. Wie bereits erwähnt, können Schulungen eine Schlüsselkomponente des Change Managements sein, zusätzlich zur sichtbaren Unterstützung durch die Führungsebene sowie einer klaren Kommunikation über die Erwartungen.
• Holen Sie sich die Unterstützung des Managements: Dies kann aus Sicht des Change Managements der Schlüssel zum Erfolg bei der Einführung von ZBB sein. Vergewissern Sie sich, dass die oberste Führungsebene die Notwendigkeit des Wandels sieht, alle Vorteile versteht und den Wandel in allen Abteilungen mitträgt.
• Ziehen Sie einen externen Berater in Betracht: Es heißt, Erfahrung sei der beste Koch. Aber warum nicht von den Erfahrungen anderer profitieren und aus deren Fehlern lernen, bevor man die Fehler selbst macht? Seien Sie sich darüber im Klaren, dass ZBB jeden Bereich des Unternehmens berührt (weil die Budgetierung alle Abteilungen betrifft) und einige grundlegende Änderungen erfordert. Das ist eine große Aufgabe, die man ohne Hilfe nicht bewältigen kann, es sei denn, man hat bereits ausreichend Erfahrung gesammelt.

Mehr erfahren 

Wenn Sie mehr über Zero-Based Budgeting erfahren möchten, schauen Sie sich unser gemeinsames Webinar mit EY an, in dem es darum geht, wie man mit einem Zero-Based-Budgeting-Ansatz die Strategie vorantreiben und den Erfolg sichern kann.