Heute wird vom CFO und seinem Finanzteam erwartet, eine stärker strategisch geprägte Rolle im Unternehmen zu spielen. Doch die Zeit dafür zu finden und gleichzeitig die zahlreichen administrativen Aufgaben sowie das Reporting zu bewältigen, ist häufig eine große Herausforderung. Eine dieser Aufgaben ist die Finanzkonsolidierung und der Abschluss: Ein notwendiges, aber komplexes Unterfangen, das oft jedoch schwieriger und zeitaufwändiger ist, als es sein müsste.

In diesem Blog erfahren Sie, was die Finanzkonsolidierung im Rechnungswesen beinhaltet und warum sie so wichtig ist. Außerdem erörtern wir, wie Innovation und Automatisierung dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und mehr und bessere Erkenntnisse schneller zu generieren. Dadurch erhält der Finanzbereich den nötigen Freiraum, um einen wertvollen Beitrag zur Strategie des Unternehmens zu leisten.

Was ist Finanzkonsolidierung?

Finanzkonsolidierung ist der Prozess, die in den verschiedenen Hauptbüchern der Gesellschaften enthaltenen Bilanzdaten zu aggregieren und zu konsolidieren und die entsprechenden Reports zu erstellen. Dazu gehören Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Cashflow. Der Prozess erfordert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien (einschließlich IFRS und US-GAAP) und umfasst verschiedene komplexe Prozesse wie Währungsumrechnung, Intercompany-Eliminierungen, Journalbuchungsanpassungen oder die Berücksichtigung von Beteiligungen.  

Die Finanzkonsolidierung ist in den meisten großen Unternehmen ein unverzichtbarer Vorgang. Er ist jedoch oft sehr komplex und wird durch unterschiedliche Datenquellen und nicht mehr zeitgemäße Prozesse behindert. Moderne Unternehmen beginnen deshalb, ihre Prozesse anzupassen.  

Warum ist Finanzkonsolidierung wichtig? 

Konsolidierte Jahresabschlüsse sind für die meisten großen Unternehmen obligatorisch und dienen unterschiedlichen Zwecken. Zum einen nutzen Wirtschaftsprüfer sie, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die neuesten Gesetze und Vorschriften einhält. Zum anderen bieten sie Unternehmen und Investoren, die fundierte Entscheidungen in Bezug auf Übernahmen und Investitionen treffen wollen, einen Überblick auf höchster Ebene.

Vor allem aber sind sie eine wertvolle interne Ressource für die Entscheidungsfindung auf höchster Ebene eines Unternehmens. Sie stellen den Verantwortlichen genaue und handlungsrelevante Informationen zur Verfügung, geben einen Überblick über die Performance der Geschäftsbereiche und helfen, Risiken und Chancen zu erkennen.

Welche Schritte umfasst die Finanzkonsolidierung?

Vor allem in den größten Unternehmen kann die Finanzkonsolidierung eine komplizierte und aufwändige Angelegenheit sein. Es gibt jedoch immer sechs Schlüsselschritte. 

1. Datenerfassung: Die Finanzabteilungen müssen die Bilanzdaten der Gesellschaften und Abteilungen sowie die Daten der Aktiva, Passiva, des Eigenkapitals, der Erlös- und Aufwandskonten erfassen. Diese Daten werden in verschiedenen Hauptbüchern mit unterschiedlichen Kontenplänen und in einer Vielzahl von Währungen geführt. In verschiedenen Ländern werden auch unterschiedliche Datenformate verwendet, um verschiedene lokale Anforderungen an das Reporting zu erfüllen.
2. Umrechnung: Bei unterschiedlichen Währungen ist eine Währungsumrechnung erforderlich, um alle lokalen Währungen an die Konzernwährung anzugleichen.
3. Intercompany-Abstimmung: Eine Niederlassung agiert als Verkäufer an andere Niederlassungen, möglicherweise auch über mehrere Standorte hinweg. Die Produkte werden zwischen den Niederlassungen gehandelt.
4. Anpassungen: Manuelle Anpassungen sind im Rechnungswesen üblich, um den Unternehmen die Möglichkeit zu geben, auch in letzter Minute noch etwas anzupassen oder zu korrigieren. Da es sich um einen manuellen Prozess handelt, muss dieser gesteuert werden, um menschliche Fehler zu vermeiden.
5. Eliminierungen: Neben manuellen Bereinigungen gibt es auch automatische Bereinigungen oder Journale, die vordefinierten Regeln folgen. Durch diese Automatisierung werden mögliche Doppelungen bei konzerninternen Investitionen, Eigenkapital und Dividenden bereinigt, so dass die Zahlen konsolidiert statt aggregiert werden.
6. Reporting: Die Finanzabteilungen müssen die Ergebnisse sowohl an interne als auch an externe Stakeholder berichten. Diese Anforderungen an das Reporting variieren in der Regel je nach Region.

Auch wenn es sich vielleicht nicht so anhört, ist dies eine stark vereinfachte Zusammenfassung der Finanzkonsolidierung und des Abschlusses. Auf diesem Weg werden verschiedene Berechnungen und Anpassungen vorgenommen, einschließlich der Umrechnung von Fremdwährungen und der Eliminierung von konzerninternen Transaktionen. Je nachdem, wie stark eine Muttergesellschaft eine Tochtergesellschaft steuert, sind unterschiedliche Methoden erforderlich. 

Für viele Unternehmen kann es sich so anfühlen, als würde man einen Berg von Tabellenkalkulationen erklimmen und hoffen, den Gipfel zu erreichen, um einen klaren, durchgängigen Überblick über die Unternehmenskonten zu erhalten. Bei so vielen beweglichen Teilen ist es jedoch nicht verwunderlich, dass die Prozesse langsam, frustrierend und fehleranfällig sein können.  

Wie gehen die Unternehmen heute die Finanzkonsolidierung an?

Wie bei vielen anderen Dingen im Finanzbereich nutzen die Abteilungen häufig Tabellenkalkulationsprogramme für ihre Finanzkonsolidierungsprozesse. Dies hat zwei wesentliche Vorteile:

1. Sie sind kostengünstig, insbesondere im Vergleich zur Einführung von neuen Softwarelösungen in großen Unternehmen.
2. Finanzexperten brauchen sich nicht in neue Themen und Programme einarbeiten, was zeitaufwändig sein kann und manchmal auf Widerstand stößt.

Das Fehlerrisiko, die Gefahr von Doppelarbeit und langwierige und teure Abschlussprozesse sind jedoch allesamt Nachteile, die die Herausforderung einer Umstellung bei weitem überwiegen. 

Dies gilt insbesondere in einer Zeit, in der die Verschärfung der Vorschriften über die Einreichungsfristen und die Offenlegung die Finanzabteilungen stärker unter Druck setzen, schnell abzuschließen und mehr Transparenz in die inneren Abläufe ihres Unternehmens zu bringen.

Es sind aber nicht nur Tabellenkalkulationsprogramme, die zum Einsatz kommen. Einige Unternehmen nutzen ihre ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), um die Daten für die Finanzkonsolidierung bereitzustellen. Das kann durchaus zu Verbesserungen und Effizienzsteigerungen führen. Für große Unternehmen mit zahlreichen ERP-Systemen ist dies jedoch häufig keine Option, und auch die begrenzten Möglichkeiten des Reportings können gegen eine solche Lösung sprechen.

Was sind die häufigsten Probleme bei der Finanzkonsolidierung? 

Die häufigsten Probleme, auf die wir bei der Finanzkonsolidierung und beim Abschluss stoßen, sind: 

• Geringe Datenqualität und Fehler bei der Datenerfassung: Eingabefehler durch manuelle Prozesse, verspätetes Reporting, fehlende Validierungskontrollen und mangelnde Integration von Abschlussprozessen können zu Problemen führen. Wie jeder andere Prozess kann auch die Finanzkonsolidierung nur so gut sein wie die Daten, auf denen sie aufbaut.
• Langsamer Abgleich: Die Finanzkonsolidierung erfordert viele ressourcenintensive Aufgaben wie die Eliminierung konzerninterner Transaktionen und die Berechnung der Eigentumsverhältnisse im Konzern. Diese Dinge brauchen Zeit, und wenn die Fristen für das Reporting knapp bemessen sind, ist Zeit ein knappes Gut für die Teams im Finanzbereich.
• Fehlende Automatisierung: Viele Prozesse der Finanzkonsolidierung können automatisiert werden. Selbst wenn die Automatisierung auch nur in Ansätzen vorhanden ist, kann sie helfen, Prozesse zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden. Aber oft ist dies ein Bereich, dem die Unternehmen nicht ausreichend Aufmerksamkeit schenken.
• Unzureichende Prüfpfade: Unzureichende Prüfpfade können Probleme bei der internen Überprüfung von Zahlen verursachen und sich auf die Freigabe durch externe Stellen und Aufsichtsbehörden auswirken.
• Sich ändernde Anforderungen an das Reporting: Die Reporting-Anforderungen von staatlichen Stellen und Branchenverbänden entwickeln sich ständig weiter und werden immer komplexer, sodass die Konsolidierungsprozesse entsprechend angepasst werden müssen. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, kann es eine Herausforderung sein, mit den Änderungen Schritt zu halten.
• Datenmanipulation und Betrug: Abschlussprozesse, die auf Tabellenkalkulationen basieren, können Unternehmen anfällig für Datenmanipulationen und Betrug machen. Das kann schwerwiegende Folgen haben – sowohl finanziell als auch in Bezug auf die Reputation.

Wie sieht ein modernes Konzept zur Finanzkonsolidierung aus?

Zukunftsorientierte Unternehmen setzen heute auf Digitalisierung im Finanzbereich. Das bedeutet, dass die Finanzkonsolidierung mit professioneller Software auf die nächste Stufe gehoben wird. Diese Lösungen können die Offenlegung auf Knopfdruck automatisch erledigen, manuelle, arbeitsintensive Aufgaben ersetzen und den Finanzabteilungen mehr Raum für ihre strategischen Aufgaben geben. 

Lösungen für die Finanzkonsolidierung bieten den wichtigen “Single Point of Truth”, so dass sowohl die rechtlich vorgeschriebene als auch die finanzielle Konsolidierung für das Management schnell und zuverlässig durchgeführt werden kann. Eine gute Lösung umfasst auch wichtige Business-Intelligence- und Performance-Management-Tools, die manuelle Prozesse reduzieren oder abschaffen und verwertbare Einblicke in finanzielle und betriebliche Kennzahlen liefern, um Effizienz und Entscheidungsfindung zu verbessern. 

Auf diese Weise erhalten Sie alles, was Sie für die mehrstufige Konsolidierung komplexer Konzernstrukturen und das Reporting benötigen:

• robuste Standardisierung von Prozessen durch eingebaute Workflows
• vollautomatische Funktionen für Offenlegung und Währungsumrechnung
• Eliminierung von konzerninternen Transaktionen, Beteiligungen und Dividenden zur Optimierung von Prozessen
• Statutarisches, Management-, Segment- und Cash-Flow-Reporting
• Intercompany-Abstimmung
• Szenario-Management-Funktionen für die Modellierung von Ist-Werten, Budgets und Forecasts
• mehrere, anpassbare Abschlussperioden
• einen umfassenden Prüfpfad
• Self-Service-Analysen, um Geschäftseinblicke zu erhalten.

Mit der richtigen Konsolidierungssoftware können Sie sicherstellen, dass Daten und Reporting aufeinander abgestimmt sind, die Geschäftsaktivitäten konform sind und die Entscheidungsfindung auf den besten und aktuellsten Geschäftseinblicken beruht. Darüber hinaus können sich Finanzteams dank der Automatisierung davon verabschieden, sich mit Tabellenkalkulationen für Konsolidierungszwecke beschäftigen zu müssen. Das bedeutet, dass sie mehr Zeit haben, um die von ihnen erwarteten strategischen Erkenntnisse zu liefern. 

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