Che cos’è lo zero-based budgeting?  

Correndo il rischio di semplificare eccessivamente, si può dire che il budgeting tradizionale si basa sulla spesa storica per proiettare la spesa futura, mentre il budgeting a base zero (zero-based budgeting, ZBB) adotta un approccio diverso, che richiede ai responsabili dei dipartimenti di basare i propri budget sulle esigenze aziendali e sulla realizzazione della strategia e degli obiettivi di business. Partire “da zero” in questo modo offre un approccio più disciplinato e strategico all’allocazione delle risorse e può essere di grande valore in mercati in cui i margini sono stretti e rivestono un ruolo sempre più importante.  

Sebbene il concetto di zero-based budgeting non sia esattamente nuovo, il suo tasso di adozione è stato più lento di quanto si possa pensare (considerati i benefici che porta). Spesso le aziende preferiscono affidarsi al budgeting tradizionale perché scoraggiate dall’approccio ZBB, considerato troppo rigoroso: è una valutazione che può avere senso per le aziende che si basano ancora su Excel ma, come mostrato di seguito, i vantaggi di questo approccio compensano ampiamente le difficoltà che può presentare. 

Vantaggi dello zero-based budgeting

L’approccio zero-based presenta una serie di notevoli vantaggi. Con la giusta implementazione, lo ZBB consente alle organizzazioni di: 

• Gestire le spese in modo più efficace: il complesso clima economico in cui ci troviamo impone a ogni organizzazione una gestione delle spese più efficace. Lo ZBB favorisce la gestione dei costi e promuove la responsabilizzazione in tutti i dipartimenti dell’organizzazione. 
• Sfidare lo status quo: lo zero-based budgeting incoraggia le aziende a esaminare con attenzione ciò che funziona e ciò che non funziona nei processi e nelle attività aziendali, con lo scopo di capire se è necessario ridefinire i centri di costo ed esaminare le attività per garantire che le finanze siano allocate nel modo più efficace.   
• Aumentare la responsabilizzazione e la comprensione della struttura dei costi: la disciplina dello ZBB richiede che i responsabili dei dipartimenti comprendano la propria struttura dei costi e i fattori che la determinano. 
• Ridurre i costi aumentando l’efficienza: lo ZBB incoraggia i responsabili dei dipartimenti a cercare attivamente soluzioni per essere più efficienti, in modo che l’aumento dei carichi di lavoro non determini un aumento delle spese. Di fatto li stimola a fare di più con meno risorse.  
• Mantenere il controllo sul budget: spesso, chi gestisce i budget con un approccio tradizionale si limita a riportare o gonfiare il budget dell’anno precedente senza giustificarne il motivo. Lo ZBB, al contrario, incoraggia i dipartimenti a riesaminare tutti gli aspetti del budget prima di presentarlo. Questo garantisce un maggiore controllo sui budget di tutta l’organizzazione, contribuendo potenzialmente anche a ridurre le spese inefficaci.   

• Promuovere il miglioramento continuo delle attività: invece di utilizzare i budget precedenti come base per i successivi, lo ZBB incoraggia i manager a rivedere costantemente le attività dei propri dipartimenti e a individuare le possibili aree di miglioramento.  
• Promuovere lo spirito di iniziativa e l’agilità: per soddisfare le esigenze dello ZBB, i responsabili dei dipartimenti dovranno operare in modo agile e creativo, assumendosi sempre le proprie responsabilità.  

Scegliere il giusto software di abilitazione allo zero-based budgeting  

A fronte di vantaggi potenziali così significativi, è fondamentale assicurarsi che lo zero-based budgeting venga applicato in modo efficace. Il processo deve quindi essere progettato in modo corretto e l’organizzazione deve disporre dei giusti strumenti tecnologici per supportarlo. 

La soluzione ideale è in grado di supportare il processo e di aiutare a superare le principali sfide associate all’implementazione dello ZBB. Senza la giusta tecnologia, il processo risulta macchinoso e rischia di crollare sotto il suo stesso peso, soprattutto se si cerca di realizzarlo usando soltanto una serie di fogli di calcolo. Spesso, chi gestisce i budget riceve una formazione molto limitata in materia di ZBB, ma in casi come questi, fornire solo un template vuoto rischia di tradursi in un fallimento. Dal punto di vista di chi gestisce il budget, il tempo e gli sforzi necessari per realizzare uno ZBB possono essere notevoli: ma per quanto le scorciatoie sul processo possano essere allettanti, avrebbero sicuramente un impatto negativo sui risultati. Talvolta i responsabili della gestione del budget non vogliono che le cose cambino, e questa resistenza può compromettere l’efficacia complessiva dello ZBB. 

La soluzione deve quindi essere progettata per affrontare in modo efficace questi ostacoli. Ciò significa, ad esempio, che serve una tecnologia in grado di rendere il processo semplice da seguire e da implementare per gli utenti, ma significa anche attivare un workflow di approvazione per assicurare un livello di qualità adeguato, garantire capacità di reporting in grado di promuovere la trasparenza e la responsabilità durante l’intero processo e fornire analisi degli scenari e analisi predittive per ottenere i risultati migliori. Infine, significa disporre di funzioni di chat per incoraggiare la collaborazione e di report automatizzati per segnalare potenziali problemi al management. In breve, significa capire quali sono le sfide che l’organizzazione dovrà affrontare nell’implementazione dello ZBB e fornire i mezzi per superarle.  

Un ultimo punto: una piattaforma unificata per il budgeting, il forecasting, il reporting e l’analisi è fondamentale per raggiungere l’obiettivo primario: quello di migliorare il processo decisionale. Questo vale per lo ZBB come per qualsiasi altro approccio tradizionale al budgeting e per l’FP&A in generale. 

Otto consigli per un’implementazione efficace dello zero-based budgeting  

Se da un lato i benefici che si possono ottenere con lo ZBB sono evidenti e numerosi, dall’altro il processo di implementazione presenta alcune sfide. È quindi necessario un approccio attento e ben pianificato. Ecco alcuni consigli fondamentali per implementare lo zero-based budgeting in modo efficace:  

• Essere chiari su ciò che si vuole ottenere: lo ZBB richiede una riformulazione completa del processo di budgeting tradizionale. Prima di iniziare, è bene documentarsi e rivolgersi a esperti o colleghi per avere un’idea chiara dei miglioramenti da apportare al processo e all’azienda. 

• Usare tecnologie abilitanti che facilitino il processo di ZBB: come già accennato in precedenza, Excel può compromettere l’implementazione di un programma di ZBB. Bisogna quindi trovare una tecnologia che supporti il nuovo processo in modo tale da facilitarne l’adozione e l’utilizzo da parte di chi gestisce i budget. 
• Definire delle soglie di rilevanza: non tutte le spese di ogni dipartimento devono essere sottoposte al rigore e all’investimento di tempo dello ZBB. Ad esempio, un budget di spesa di 37 euro destinato agli articoli da ufficio per il reparto marketing non richiede la stessa attenzione di un budget di spesa di 37 milioni di euro per le spese di consulenza del dipartimento IT. La giusta tecnologia abilitante dovrebbe consentire agli amministratori di distinguere facilmente i conti che necessitano del rigore dello ZBB da quelli che non ne hanno bisogno. Allo stesso modo, il sistema dovrebbe consentire ai responsabili dei dipartimenti di sviluppare in modo semplice i budget per ogni account (ricorrendo allo ZBB oppure no). 
• Conoscere i driver: giustificare le spese in un processo di ZBB significa anche legarle a dei driver. Ad esempio, l’organico della contabilità fornitori può essere legato al numero di fatture elaborate (e alla produttività dei dipendenti di quel dipartimento). Il sistema abilitante ideale dovrebbe consentire a chi gestisce il budget di scegliere facilmente i driver giusti da un menu a tendina e applicarli secondo le necessità.  
• Formare chi gestisce il budget: un nuovo processo, in particolare uno rigoroso come lo ZBB, richiede formazione e addestramento. La formazione deve prevedere la comprensione del nuovo approccio e del sistema utilizzato per supportarlo. Naturalmente, con la giusta tecnologia abilitante, il processo dovrebbe apparire più intuitivo e richiedere una formazione meno intensiva.  
• Sviluppare un piano di change management: c’è da aspettarsi una certa resistenza allo ZBB, soprattutto da parte di chi gestisce il budget, perché qualcuno potrebbe non gradire una maggiore visibilità e un maggiore controllo. La formazione, come accennato in precedenza, può essere una componente chiave del change management, a cui si devono aggiungere un appoggio concreto da parte dei dirigenti, una comunicazione chiara riguardo alle aspettative e una buona disponibilità all’ascolto. 

• Assicurarsi di avere il management buy-in: come già anticipato, questo aspetto può essere fondamentale dal punto di vista del change management e per il successo complessivo dell’implementazione dello ZBB. Assicurarsi che i dirigenti siano d’accordo con la necessità di cambiare, ne comprendano i vantaggi e dispongano del sostegno per promuovere il cambiamento in tutti i dipartimenti.  
• Considerare la possibilità di avvalersi di un consulente esterno: si dice che l’esperienza sia la migliore maestra, ma perché non imparare dall’esperienza e dagli errori degli altri prima di commettere i propri? Lo ZBB tocca ogni area dell’organizzazione (perché il budgeting stesso lo fa) e impone alcuni cambiamenti fondamentali: non è un’impresa semplice da affrontare senza aiuto, a meno che non si abbia già una certa esperienza alle spalle. 

Maggiori informazioni  

Per ulteriori informazioni sullo zero-based budgeting, abbiamo registrato un webinar in collaborazione con EY che spiega come orientare la strategia e sostenere il valore attraverso un approccio zero-based.