L’humble feuille de calcul Excel s’est taillé une place dans l’histoire comme l’un des logiciels d’entreprise les plus utilisés. Plus d’un milliard d’exemplaires de Microsoft Excel ont été vendus depuis son lancement en 1987, ce qui a permis à des milliers d’entreprises d’effectuer des tâches de comptabilité et d’analyse de données. Ce n’est pas surprenant, car les feuilles de calcul Excel sont parfaitement adaptées aux petites tâches liées à la gestion de données. Mais lorsqu’elles sont utilisées pour réaliser des activités de planification et d’analyse plus complexes et multidimensionnelles sur des ensembles de données plus importants, elles ne sont tout simplement pas adaptées.

Il existe de nombreux exemples de pertes importantes – financières et autres – causées par des erreurs manuelles dans des formules, des calculs ou des manipulations de données basés sur des tableurs. Ces dernières auraient pu être évitées en utilisant une solution plus robuste (et appropriée). Jusqu’à présent, ces difficultés n’ont pas dissuadé les entreprises d’utiliser des feuilles de calcul pour des activités plus complexes. Alors pourquoi est-il vraiment temps de cesser de compter sur Excel pour faire fonctionner votre entreprise ?

Pourquoi les feuilles de calcul Excel ne sont pas adaptées aux activités de planification et d’analyse complexes ?  

L’un des exemples les plus récents de bévues liées à l’usage des feuilles de calcul Excel concerne la sous-déclaration des cas de COVID-19 au Royaume-Uni. Lors de la réconciliation de données de plusieurs agences de test COVID réalisée par Public Health England  sur l’ancien format de fichier XLS, au lieu de XLSX, le nombre de lignes a dépassé la capacité du fichier. Près de 16 000 cas manquaient au résultat final pendant plus d’une semaine, faussant de nombreuses analyses et donnant une image erronée de la situation. Consultez les archives et vous trouverez de nombreuses histoires d’entreprises qui ont payé cher leurs déboires à cause de tableurs.

Les feuilles de calcul sont fortement tributaires des données humaines

La nature manuelle des feuilles de calcul Excel est sans aucun doute la plus grande source d’erreurs et de retards. Les données doivent être saisies, importées, combinées ou manipulées manuellement à de multiples points de contact dans le cadre d’un processus de planification ou d’analyse. Au cours de ces activités, même les employés les plus diligents peuvent commettre des erreurs, qui sont ensuite intégrées dans toutes les itérations futures du fichier. Une formule erronée, le placement d’une virgule ou le déplacement d’une ligne peuvent facilement passer inaperçus et avoir un impact significatif sur une multitude d’autres processus ou une prise de décision. La prise de décision est également ralentie, car les utilisateurs doivent souvent attendre que les données soient collectées et compilées avant de pouvoir les utiliser pour obtenir une quelconque information. 

Les feuilles de calcul manquent de précision, de contrôle et de sécurité

En lien étroit avec le point précédent, les feuilles de calcul ne sont pas faciles à contrôler. Certes, Il est possible d’appliquer des règles de validation ou des restrictions à la modification de certains champs, mais rien n’empêche les gens de supprimer ou d’écraser des informations dans les cellules auxquelles ils ont accès. Les modifications ne sont pas suivies, il n’existe donc pas de piste d’audit permettant de savoir qui a modifié quoi. Les feuilles peuvent être protégées par un mot de passe, mais ces derniers peuvent facilement être divulgués ou partagés, ce qui présente des risques de sécurité. 

Les feuilles de calcul ne sont pas extensibles

Le dernier format de feuille de calcul Excel (XLSX) peut traiter un peu plus d’un million de lignes de données. Mais avec les entrepôts de données actuels contenant plusieurs téraoctets, voire pétaoctets de données, il est évident que les feuilles de calcul ne sont pas équipées pour traiter ces vastes volumes de données. Une grande chaine de supermarchés, par exemple, peut générer chaque jour des milliards d’enregistrements relatifs à des transactions individuelles, qu’il est impossible de combiner et d’analyser efficacement dans une feuille de calcul. Les entreprises doivent avoir une solution plus robuste, capable de s’adapter pour fournir des informations stratégiques à partir de la montagne de données.

Les feuilles de calcul sont statiques et manquent de granularité

Les données saisies dans une feuille de calcul budgétaire Excel, sont les seules données disponibles pour l’analyse ou la planification. Si des informations sous-jacentes ou justificatives sont nécessaires, elles doivent être ajoutées au fichier pour être utilisables. Il est donc extrêmement difficile de réaliser des analyses détaillées de données Interdépartementales sans un important travail manuel et fastidieux de création d’un fichier maitre. Les utilisateurs ou les gestionnaires qui ont une question relative à un graphique ou à un tableau généré par une feuille de calcul devront souvent aller chercher la réponse ailleurs, ce qui ralentit encore le processus de prise de décision. Les données restent également statiques jusqu’à ce qu’elles soient mises à jour manuellement, elles deviennent ainsi rapidement obsolètes – de même que les analyses qui s’y rapportent. 

Les feuilles de calcul sont encombrantes

En ce qui concerne la vitesse, les feuilles de calcul Excel n’ont pas la rapidité requise pour fournir un aperçu des performances de l’entreprise en temps voulu. Dès que le volume de données d’une feuille de calcul commence à augmenter, son ouverture devient lente. Lorsque les volumes approchent de la capacité maximale, il y a des décalages dans chaque opération analytique ou application d’une formule ou d’une macro. Ces délais deviennent frustrants pour les utilisateurs et, se traduisent par une perte de temps considérable et un retard dans l’obtention d’informations clés et nécessaires à une prise de décision rapide.

La meilleure alternative aux feuilles de calcul Excel pour l’analyse et la planification

Nous avons expliqué pourquoi les feuilles de calcul ne sont pas adaptées aux exigences modernes de l’analyse et de la planification des entreprises. Quelle solution votre entreprise devrait-elle utiliser à la place ? La réponse : une plateforme combinant automatiquement l’ensemble des données de toute l’entreprise et qui permet de planifier, d’analyser et de prévoir en temps réel. Face à l’incertitude du marché actuel, le moment est venu pour les entreprises de cesser de commettre les mêmes erreurs et de moderniser leur approche en remplaçant les feuilles de calcul.

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