Negli ultimi tempi, e soprattutto in seguito alla pandemia di COVID-19, ci si aspetta che i team finanziari svolgano un ruolo più strategico all’interno delle aziende. Spesso, tuttavia, trovare il tempo di dedicarsi a questo obiettivo senza perdere di vista le altre numerose attività amministrative e di reporting si rivela un’impresa ardua. Alcune di queste attività possono richiedere molto più tempo e sforzi del dovuto, come nel caso del consolidamento finanziario e della chiusura contabile, operazioni necessarie ma complesse. 

Questo articolo illustra l’importanza e le implicazioni del consolidamento finanziario nella contabilità. Inoltre, analizza il modo in cui la modernizzazione e l’automazione possono contribuire a ridurre gli errori e i tempi necessari per ottenere le informazioni, lasciando così i leader dell’area finance liberi di dedicarsi alla creazione di valore strategico per l’organizzazione.   

Che cos’è il consolidamento finanziario? 

Il consolidamento finanziario è il processo di aggregazione e consolidamento dei dati del bilancio di verifica contenuti nei vari libri contabili generali delle società controllate per creare report finanziari. Include ad esempio il conto economico, lo stato patrimoniale e il flusso di cassa. Si tratta di un processo che richiede il rispetto delle norme e delle regole previste dalla legge (compresi gli standard IFRS e i principi contabili U.S. GAAP) e comprende varie procedure complesse come la conversione valutaria, l’eliminazione di partite infragruppo, le modifiche alle scritture contabili e le considerazioni sulla proprietà parziale.   

Il consolidamento finanziario è una procedura essenziale nella maggior parte delle grandi organizzazioni, ma spesso si rivela particolarmente complesso ed è ostacolato dalla presenza di fonti di dati eterogenee e da processi obsoleti. Proprio per questo, oggi le organizzazioni stanno iniziando a cambiare approccio.   

Perché il consolidamento finanziario è importante? 

Il bilancio consolidato è un obbligo per la maggior parte delle grandi aziende e viene utilizzato per diversi scopi. In primo luogo, gli auditor lo utilizzano per garantire la conformità di un’organizzazione alla legislazione e alle normative più recenti. Inoltre fornisce una panoramica di altissimo livello per le aziende e gli investitori che desiderano prendere decisioni informate su acquisizioni e investimenti. 

Ma soprattutto, costituisce una preziosa risorsa interna per informare il processo decisionale ai vertici aziendali: mette infatti a disposizione dei business leader informazioni accurate e fruibili, fornendo un quadro delle unità aziendali con le migliori e le peggiori performance e aiutando a identificare rischi e opportunità.   

Da quali fasi è composto il consolidamento finanziario? 

Soprattutto nelle organizzazioni di grandi dimensioni, il consolidamento finanziario può rivelarsi una faccenda complicata e molto impegnativa, ma in generale è composto da sei fasi essenziali. 

1. Raccolta dati: i dipartimenti finanziari devono raccogliere i dati del bilancio di verifica delle società controllate e delle divisioni, nonché le attività, le passività, il patrimonio netto, i costi e i ricavi. Questi dati sono contenuti in diversi libri contabili, con diversi piani dei conti e diverse valute. Nei singoli Paesi vengono anche utilizzati formati di dati diversi per soddisfare i differenti requisiti di reporting.  
2. Conversione: considerando l’eterogeneità dei dati, la conversione valutaria è fondamentale per allineare tutte le valute locali alla valuta del gruppo. 
3. Riconciliazione intercompany: quando i prodotti passano da una sede all’altra, e potenzialmente in più siti, una sede agisce come venditore per l’altra. 
4. Rettifiche: le rettifiche manuali sono una prassi standard nella contabilità per consentire agli utenti aziendali di aggiustare o correggere qualcosa in seguito a modifiche dell’ultimo minuto. Trattandosi di un processo manuale, sono necessari dei controlli per prevenire gli errori umani. 
5. Eliminazioni: oltre alle rettifiche manuali, esistono rettifiche automatizzate o giornali delle rettifiche che seguono regole predefinite. Questa automazione elimina le possibili duplicazioni infragruppo di investimenti, equity e dividendi, in modo che i dati siano consolidati anziché aggregati. 
6. Reporting: i dipartimenti finanziari devono comunicare i risultati agli stakeholder interni ed esterni. In genere, i requisiti di reporting variano a seconda della regione.  

Per quanto possa sembrare complessa, questa è una sintesi semplificata del processo di consolidamento e di chiusura finanziaria. Durante queste fasi, vengono effettuati numerosi calcoli e aggiustamenti, come la conversione delle valute estere e l’eliminazione delle transazioni intercompany. A seconda della quota di controllo detenuta dalla società madre in una società controllata, sono richiesti metodi diversi.

Per molte organizzazioni, affrontare questo processo è come scalare una montagna fatta di fogli di calcolo, nella speranza di raggiungere la vetta e ottenere una visione chiara e uniforme dei conti dell’azienda. Dato il numero di variabili, non sorprende che i processi possano essere lenti, frustranti e soggetti a errori.

Come viene affrontato il consolidamento finanziario dalle aziende oggi? 

Come in molti altri casi, anche per i processi di consolidamento finanziario molte aziende si affidano ai fogli di calcolo, che offrono due notevoli vantaggi: 

1. Hanno costi contenuti, soprattutto se paragonati all’implementazione di un software in una grande organizzazione. 
2. Non richiedono ai professionisti dell’area finance di imparare cose nuove: un’attività che può richiedere molto tempo e che a volte incontra una certa resistenza.

Ci sono tuttavia degli svantaggi che superano di gran lunga la scomodità data dal cambiamento di approccio: tra gli altri, il rischio di errori, la probabilità di duplicare il lavoro e il fatto che i processi di chiusura contabile richiedano molto tempo e risorse economiche.  

L’importanza di questi aspetti è particolarmente evidente in un periodo in cui le normative in materia di scadenze e trasparenza sono più stringenti, obbligando i dipartimenti finanziari a completare le chiusure in tempi rapidi e a fornire maggiori informazioni sul funzionamento interno dell’azienda. 

Ma non ci sono solo i fogli di calcolo. Alcune aziende forniscono i dati per il consolidamento finanziario utilizzando i propri sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), con conseguenti miglioramenti e guadagni in termini di efficienza. Ma anche questa potrebbe rivelarsi un’opzione non praticabile per le grandi aziende con numerosi sistemi ERP, anche per via delle limitate capacità di reporting offerte.

Quali sono i problemi più frequenti con il consolidamento finanziario?  

I problemi più comuni legati al consolidamento finanziario e alla chiusura contabile sono i seguenti:  

• Qualità dei dati ed errori in fase di raccolta: gli errori di inserimento dovuti ai processi manuali, i ritardi nel reporting, la mancanza di controlli di convalida e la mancanza di integrazione tra i processi di chiusura possono causare problemi. Come per qualsiasi altro processo, la qualità del consolidamento finanziario dipende da quella dei dati su cui si basa.  
• Riconciliazione lenta: il consolidamento finanziario richiede molte attività dispendiose in termini di risorse, come l’eliminazione delle transazioni intercompany e il calcolo delle proprietà del gruppo. Si tratta di attività che richiedono anche molto tempo, ma quando le scadenze per i report si avvicinano, il tempo è proprio ciò che manca ai team finanziari. 
• Mancanza di automazione: molti processi di consolidamento finanziario possono essere automatizzati. Anche un livello minimo di automazione può contribuire ad accelerare i processi ed eliminare gli errori, ma spesso le aziende preferiscono non investire in questo campo.
• Audit trail insufficienti: questa carenza può causare problemi nella verifica interna dei dati e avere un impatto sull’approvazione da parte di enti esterni e regolatori.
• Cambiamento dei requisiti di reporting: i requisiti per il reporting finanziario imposti dai governi e dagli enti industriali sono in costante evoluzione e sempre più complessi, e i processi di consolidamento devono adattarsi di conseguenza. Per le aziende che operano su più aree geografiche, può essere difficile tenere il passo con i cambiamenti. 
• Manipolazione dei dati e frodi: i processi di chiusura contabile basati su fogli di calcolo possono esporre le organizzazioni alla manipolazione dei dati e alle frodi, con gravi conseguenze sia dal punto di vista finanziario che reputazionale.  

Come si configura un approccio moderno al consolidamento finanziario?  

Oggi le aziende più lungimiranti hanno deciso di digitalizzare l’Office of Finance, con l’obiettivo di portare il consolidamento finanziario a un livello superiore grazie a un software di consolidamento finanziario specializzato. Queste soluzioni possono automatizzare le operazioni di disclosure, riducendo le attività manuali più impegnative e lasciando i dipartimenti finanziari più liberi di concentrarsi sulle loro responsabilità strategiche.  

Le soluzioni di consolidamento finanziario forniscono una visione unica della verità, fondamentale per un’esecuzione rapida e sicura del consolidamento legale e finanziario. Una buona soluzione includerà anche strumenti di business intelligence e di performance management per ridurre o eliminare i processi manuali e fornire informazioni aziendali strategiche sulle metriche finanziarie e operative, migliorando l’efficienza e i processi decisionali.  

In questo modo le organizzazioni possono ottenere tutti gli elementi necessari per il consolidamento multilivello di strutture di gruppo complesse e per il reporting. In particolare: 

• una solida standardizzazione dei processi attraverso flussi di lavoro integrati 
• funzioni di disclosure e conversione valutaria completamente automatizzate 
• l’eliminazione di partite infragruppo, investimenti e dividendi per ottimizzare i processi 
• statutory reporting, management reporting, segment reporting e cash-flow reporting 
• riconciliazione intercompany  
• funzionalità di gestione degli scenari per la modellazione di dati reali, budget e forecast  
• periodi di chiusura multipli e personalizzabili 
• audit trail completi 
• analisi self-service per fornire insight aziendali. 

Con il giusto software di consolidamento, è possibile garantire l’allineamento dei dati e dei report, la conformità delle attività aziendali e un processo decisionale basato sulle informazioni aziendali più accurate e tempestive. Inoltre, grazie all’automazione, i team finanziari possono finalmente smettere di perdere tempo con i fogli di calcolo per il consolidamento finanziario e concentrarsi maggiormente sul fornire gli insight strategici che ci si aspetta da loro.  

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